Als je na een tijdje (bijv. na de vakantie), je mailbox opent kan daar heel veel waardevolle mail bij zitten, die je graag snel van een reactie wilt voorzien. Je zult dan eerst wel alle mail moeten door gaan spitten, opzoek naar de mails die voor jou belangrijk zijn (bijv. van klanten), welke verstopt zit tussen alle berichten van collega’s.

Met deze tip kun je eenvoudig het kaf van het koren scheiden. We maken een regel aan die bij binnenkomst van de klant, mail direct als High Importance markeert als het emailadres extern is. Zo blijft alle mail in 1 map en kun je toch snel prioriteit stellen.

De stappen:

• Druk op het tabblad File (linksboven)
• Druk op de knop Rules & Alerts
• Druk op new Rule
• Selecteer Apply rule on message I receive
• Next
• Vink het vakje aan voor: with specific words in the sender’s adress
• In het vak eronder (Step 2): Klik op specific words en voeg je het teken @ toe.
• Druk op Add en OK
• Next
• Vink de regel aan: mark it as importance
• In het vak eronder (Step 2): Klik op importance en zet deze op High
• Druk op OK en Next
• Vink de regel aan: except with specific words in the sender’s adress
• In het vak eronder (Step 2): Klik op specific words en typ de domeinnaam van jouw eigen organisatie in: @bedrijfsnaam.nl (zoals bij mij @getyourworkdone.nl)
• Finish

Alle berichten die van een ander emailadres afkomen dan van jouw eigen organisatie, worden nu als high importance gemarkeerd.

TIP: bekijk ook eens de beschrijving: “Tekstkleur aanpassen voor To en/of cc“