Om focus te houden is het zaak om zoveel mogelijk onnodige mail uit je inbox te houden. Op deze manier houd je focus op mails die wel belangrijk zijn en heb je minder stress door een volle inbox.
In dit artikel beschrijf ik hoe je geaccepteerde uitnodigingen op afspraken automatisch naar je behandelde mail map verplaatst. Dit doe je door gebruik van een regel (rule) die je aanmaakt voor de inbox.
Let op! Als iemand een opmerking maakt in de geaccepteerde afspraak, zul je deze niet meer zien. Besef dit goed, voordat je deze rule aanmaakt!
- Open de inbox.
- Druk op de Home tab.
- Klik op Rules en daarna op Manage Rules & Alerts
- Druk op New Rule
- Druk op Apply rule on messages I receive en dan op de Next
- Zet een vinkje voor use the form name form
- Druk in het onderste vak op de tekst form name.
- In het Choose Forms scherm wat verschijnt, voor je volgende bewerkingen uit:
- Druk op het Personal Forms uitklap-scherm en selecteer Application Forms uit het drop down menu;
- Selecteer Accept Meeting Response in de Form name lijst;
- Klik op de Add knop
- Klik op de Close knop
Je bent nu weer terug in de Rules Wizard
- Druk op Next
Kies nu wat je wilt doen met geaccepteerde afspraken.
- Ik kies voor move it to the specified folder omdat ik de geaccepteerde afspraken wil behouden.
- Druk in het onderste vak op de tekst specified en kies de folder waar je de geaccepteerde afspraken wilt hebben. Ik kies hier voor Behandelde mail, omdat daar alles van mij in staat.
- Druk op de Next.
- Druk op Finish en de nieuwe rule is aangemaakt.
Vanaf nu komen geaccepteerde afspraken automatisch in de map behandelde mail en leiden ze niet meer af van hoofdzaken in de mail en houd ik overzicht.
Klik op de Next knop in het derde scherm van het Rules Wizard scherm. Je komt in het laatste venster. Hier moet je het volgende nog invullen:
- Step 1: Geef een unieke naam aan de rule
- Step 2: Selecteer de optie Run this rule now on messages already in “Inbox”
Klik op de OK
Nadat je dit venster hebt gesloten, zullen alle meeting reacties accepted meeting responses verwijderd worden of verplaatst worden naar de map die je hebt aangegeven.